高校基建管理信息系統用戶需求分析研究

■ 任瑩

(清華大學, 北京100084)

[摘要] 需求分析是管理信息系統開發過程中最重要的一個環節。管理信息系統開發的成功與否在很大程度上取決于需求分析的質量。以清華大學基建管理信息系統開發過程為例,對用戶需求分析的步驟、開發思路以及分析方法進行深入研究,以建立滿足用戶需求的管理信息系統。

[關鍵詞] 高校;基建管理;用戶需求分析;管理信息系統

[中圖分類號] F407.9 [文獻標識碼] B [文章編號] 1002-851X(2012)05-0082-04

 

1 前言

信息化管理已成為提高高校基建管理水平的重要手段。但目前絕大多數高校的基建管理信息系統仍處于探索階段,開發成功率較低,由于開發過程中需求分析是最重要且最困難的一個環節,本文以清華大學基建管理信息系統開發為例,從初期系統開發方式的選擇及開發組織模式的建立入手,著重描述用戶需求分析的步驟和核心環節,對其中的用戶需求分析環節進行深入研究,并通過基建管理信息系統的實際應用對所獲得的需求分析成果加以驗證。期望能為國內其他高校提供參考。

 

2 開發方式的選擇及開發組織模式的建立

在管理信息系統的開發初期,首先應確定開發方式及組織模式,它們既是系統開發初期的重要任務也是系統需求分析的基礎。

2.1 清華大學基建管理信息系統開發方式的選擇

目前主要的開發方式分別為自行開發、委托開發、聯合開發、購買現成軟件[1]。這四種開發方式各有其優點和不足,基建管理信息系統的開發方式的選擇,應根據基建管理部門的自身特點和要求而定,主要考慮的因素包括:開發時間、開發費用、系統維護、用戶對開發系統的技術要求、用戶的系統分析和設計能力、是否具有水平較高的軟件編程人員、用戶可接受的開發風險等[2]。

清華大學基建管理部門通過對自身條件及實際情況進行分析發現,本單位人員系統開發專業技術力量較弱,不適合自行開發。由于正逢清華大學百年校慶準備階段,大批建設項目即將陸續啟動,希望百年校慶工程在建設過程中能夠實現信息化管理,因此系統開發時間緊迫,加之開發費用相對有限,只能選擇購買現成軟件,但現成軟件雖然能夠滿足節省時間和費用的要求,但卻存在專用性差等問題。經綜合考量后,學校基建管理部門最終決定,在購買現成軟件的基礎上以聯合開發的模式建立基建管理信息系統。

2.2 清華大學基建管理信息系統開發的組織模式

決定軟件開發成敗的關鍵性因素分別為用戶在軟件開發過程中的參與程度、軟件使用單位“一把手”對軟件開發事宜的重視與支持程度,以及用戶對自身需求的說明是否清晰準確[3]。而在實際開發過程中,最常見的影響因素則是軟件公司開發人員與用戶溝通方面的問題。針對這些關鍵因素,為提高管理信息系統開發的成功率,確定了清華大學基建管理信息系統開發的組織模式。

 

 

3 系統目標分析

在確定系統開發方式及開發組織模式的基礎上,用戶需求分析首先應通過對系統用戶的組織機構、職能域及業務進行分析,得出系統開發目標。

3.1 組織機構分析

理清組織機構,就意味著抓住了組織的主脈,順著這一脈絡延伸,可以更好地了解組織中存在的各種問題。

清華大學基建管理組織機構以處務會為最高領導機構,負責對基本建設工程項目實施的管理、指導、決策。基建管理部門根據工程項目的特點,推行弱矩陣式項目管理模式,即成立項目管理部,行使工程實施過程中具體的組織和管理職能,處里的其他各科室主要設置為綜合辦、規劃室、工程前期科、合同管理科、造價管理科、材料科、總工辦、工程建設科,按其職能分工,與項目管理部協調做好工程項目實施階段相關的業務工作。

3.2 職能域分析

組織職能是為實現組織的管理目標,被賦予的職責和功能。一個職能域描述組織某一方面的職能。通過職能域的劃分,可以有效地將不同職能進行優化組合。清華大學基建管理部門的工作分為六個職能域,分別是:投資控制與造價管理、合同管理、招投標管理、材料與設備管理、項目進度管理、信息傳遞與文檔管理。確定職能域后,可通過對職能域中所含業務及其流程進一步研究,更加詳細地了解組織中存在的問題。

3.3 業務分析

業務分析主要分為三個步驟:確定主要業務、業務與機構分析、業務流程分析。

3.3.1 主要業務確定

清華大學基建管理部門的做法是:以六個職能域為基礎,分別對每個職能域中所包含的業務進行深入分析,匯總成業務明細表,見表1。

3.3.2 業務與機構分析

業務一般分屬于一個部門或多個部門,因此需要分析各業務所涉及部門,以便分析業務的功能和業務流程。主要業務與項目部和各科室之間的關系,見表2。

 

 

3.3.3 主要業務流程分析

業務流程的分析是業務分析的重要內容之一,在當代管理信息系統的開發過程中,對組織原有業務流程的分析是需求分析的重要基礎。本文以合同付款業務流程為例,對清華大學基建管理部門所涉及的業務流程進行描述及分析。

 

 

3.4 系統目標的確定

清華大學基建管理信息系統開發以項目管理為核心,以掌握項目主要環節進度、控制項目成本、提高工作效率和管理效果為總目標,對從項目前期報批、招投標管理、合同及執行管理、材料設備管理,到施工與驗收管理、工程決算的整個過程進行全面的掌握與控制。在這一過程中,需將文檔、數據的產生與管理融匯其中。

通過管理信息系統的應用實現基建項目的高效管理,使相關人員業務處理清晰、信息共享、溝通便捷、數據精確、控制嚴謹,決策有據,最終達到建設管理的科學化、現代化、規范化。

 

4 詳細用戶需求分析與用戶需求分析報告

在明確系統開發目標的基礎上確定系統的需求結構,并對需求結構中的各個需求單元進行詳細的用戶需求分析,最終形成用戶需求分析報告。

4.1 需求結構分析

管理信息系統的需求結構分析是根據管理信息系統的目標、職能域及需求的相關性,從總體上把管理信息系統需求劃分為多個部分,每個部分稱為一個需求單元,由這些需求單元構成管理信息系統的需求框架。

清華大學基建管理的六個職能域分別對應了需求結構中的六個需求單元。

 

 

4.2 詳細用戶需求分析過程

詳細用戶需求分析主要分為以下三個步驟:

4.2.1 系統需求獲取

對管理信息系統需求結構劃分的六個需求單元逐一進行需求獲取,而獲取過程中最重要的一項技術則是信息采集。信息系統所要采集的信息從內容上大致可分為四類:有關組織的信息、有關組織成員方面的信息、有關工作方面的信息、有關工作環境方面的信息。清華大學基建管理部門系統建設小組按照上述分類,通過查閱工作文檔及工作流程、開展小范圍訪談、召開小組會議、初步形成需求文檔,與軟件公司溝通,建立原型系統等步驟,完成需求獲取任務。

4.2.2 需求分類分析

系統建設小組通過多種方式獲得了大量的需求,而這些需求必須經過分析整理才能應用于系統開發。在整理過程中發現存在以下問題:第一,不同科室、項目部的需求重復,很多不同部門提出的需求具有相當程度的相似性;第二,各需求之間缺乏連續性,由于在需求調研過程中被調查者大多無法從全局考慮問題,只是站在自己的立場或自己科室的角度提出需求,無法從這些需求中體現出科室間的業務流程關聯性與連續性;第三,需求描述相對模糊,不夠清晰。

為解決上述問題,系統建設小組通過分類的方式對已獲取需求進行整理。合理的分類模式可以將重復的同類需求進行合并,可以體現出不同部門之間需求的關聯性及不同階段需求的連續性。此外,對于表述模糊、片面的需求也可以通過分類的方式對其進行進一步明確。根據需求的類型不同將其劃分為輸入類需求、查詢類需求、關聯類需求和系統自動計算類需求四大類。

輸入類需求主要是指需錄入系統的內容,例如項目進度計劃及實際進度情況的錄入、項目招投標的過程及結果文件的錄入、項目目標成本及實時成本、項目合同的內容及合同付款的記錄等。輸入類需求不僅是所有需求中數量最多的一項,而且是其他各類需求實現的基礎,其重要性不言而喻。此類需求的實現程度將直接影響到其他需求的實現,做好輸入類需求的整理與匯總工作將為系統功能的實現打下一個堅實基礎。

查詢類需求主要是,用戶希望通過管理信息系統的查詢功能來實現所有項目過程與結果資料的實時查詢及項目之間信息比較的需求。查詢類需求根據用戶需求的不同可分為重視過程和重視結果兩類。例如,項目進度查詢是用戶希望通過系統,可以足不出戶實時查詢項目的進展情況。因此,系統不僅僅顯示未完成或完成狀態,還應該能夠顯示完成的程度,以便查詢者可以事先把握完成進度,真正做到查詢的實時性,這類需求即屬于重視過程的查詢需求。重視結果類查詢需求通常對于過程并不需要實時跟蹤,更大的要求是希望能夠通過系統自動生成各種表格,便于分析比對,把握項目的全局,如成本對比表、招標信息表、材料信息庫的查詢等。通過對查詢類需求的整理并按其不同要求分類,有利于系統開發過程中對上述需求更好的實現。

由于任何一個部門的職能都并非獨立存在,而是通過各種業務流程緊密地聯系在一起。因此,各個部門所提出的需求是相互關聯、相互制約的,這樣的需求可將其稱為關聯類需求。在歸納與整理此類需求時,可以將獨立的需求根據業務流程進行關聯。與此同時,還可以將不同用戶提出的重復性需求加以排除,使需求更加簡潔、清晰。

計算類需求是指用戶希望通過系統自動對項目數據進行整合、計算、處理的這一類需求。因借助系統自動計算生成數據減少了對數據人工計算的過程,從而進一步提高了數據的準確性。對于此類需求,主要是需將用戶提出的計算類需求轉化成各類計算公式,以便在系統開發過程將其嵌入系統并形成先進的項目管理數學模型,對基建項目的多方面數據進行處理匯總分析,為決策層提供更有力的決策依據。

4.2.3 用戶權限分析

每個系統都不可避免的會涉及到權限劃分的問題,系統的使用者越多,使用者的職責或分工越復雜,權限劃分也就越復雜。為了加強清華大學基建管理信息系統的安全管理,保障系統正常、安全使用及各種信息數據的保密性,系統應對所有使用者進行權限劃分。明確各使用者的權限是用戶需求分析階段十分必要且重要的一個環節。

系統建設小組按照上述分析的業務層級,將每個業務層級細分為一個或幾個子項,再根據各科室及項目部的角色、崗位職責,為其分配系統功能及相關數據的權限,并通過《清華大學基建管理部門管理信息系統權限劃分一覽表》簡明、直觀地表現出來。隨著管理信息系統建設的逐步深入,權限劃分的工作將由科室或項目部細化到科室中的每個人或某個項目部。可以根據各使用人員的角色、崗位職責和所屬項目,為其分配系統功能的權限和相關的數據權限。業務層級上的劃分也將繼續分解,甚至可以細化到某一個合同的錄入或者某一個資料編寫、查詢的權限。

4.3 詳細用戶需求分析成果

獲取的需求經過分類后,要使其能夠直接適用于系統開發還需對其進一步分析整理。首先,將各類需求根據需求結構中其所屬的需求單元進行歸納;其次,根據整體業務流程及業務的關聯性,從全局角度對各需求單元內的需求進行串、并聯整理。對上述需求按需求單元進行詳細功能描述即可得到用戶需求分析結果。例如,對于合同管理需求單元中的合同付款的詳細需求描述,為合同管理科付款審核人員根據付款申請單及系統中的項目進度按照對應項目及付款有無合同輸入相關信息,若有合同,輸入合同編號等內容。在輸入過程中系統自動提示合同累積付款金額、付款比例、未付款金額、項目累計投資金額。另外,在合同執行過程中,能通過幾個階段(驗貨、驗收、審核、審計等)的進展情況控制合同付款進度,付款操作需先由造價管理科對項目部錄入的工程洽商、施工單位報送的結算數據、初步審核數據及結算審計結果錄入系統,當系統中顯示造價管理科已復核完畢后,合同管理科方可進行合同付款操作。操作完成后由財務人員對付款情況進行復核,復核后不得修改,需修改由復核人取消復核。若錄入時合同分類金額超過經處務會批準的項目計劃書分類金額,系統不能通過,除非項目部通過報告形式通過處務會批準,方能由系統管理員放行。系統最終可根據合同所有輸入信息自動生成不同角度、層次的合同報表,動態反映合同執行情況。

4.4 用戶需求分析報告

用戶需求分析報告是需求分析階段的總結性文檔之一,面向對象主要是系統的用戶。用戶需求分析報告一般包括系統概述、用戶需求、數據調查及分析、運行環境的規定等內容。軟件公司通過對系統用戶需求分析過程的所有成果文檔的歸納與總結,最終編寫完成了清華大學基建管理信息系統用戶需求分析報告。

 

5 用戶需求分析的實現與驗證

根據用戶需求分析報告,最終由軟件公司初步建立了清華大學基建管理信息系統,通過系統的試運行對用戶需求分析成果的實現程度進行驗證。通過驗證表明,該系統已基本滿足了用戶需求分析過程中所獲取的絕大部分需求,僅有個別需求在系統中未能實現或未能完全實現。

通過驗證,對系統未實現或未能完全實現的需求,將通過對系統的繼續改進逐步實現。具體方法為,將上述需求根據需求的迫切程度劃分為三個優先等級,分別選擇不同的方式加以改進。第一,必要性需求———屬于需求優先級的第一個等級,此類需求若無法實現將直接影響整個系統的使用。對于此類需求,必須嚴格按照需求分析報告及用戶意圖加以實現;第二,可變性需求———屬于需求優先級的第二個等級,此類需求如無法實現會直接影響系統的易用性,但不會影響系統整體的使用。對于此類需求,可以通過變通的方式加以實現;第三,潛在性需求———屬于系統需求優先級的第三個等級,此類需求如無法實現,既不會影響系統的使用也不會對系統的易用性產生較大影響,但從系統長遠發展有一定的潛在需求。對于此類需求,無需在近期系統中實現,可作為系統遠期發展的需求之一。

 

6 結語

本文以清華大學基建管理信息系統開發過程為例,針對用戶需求分析環節進行研究,對所獲得研究成果通過基建管理信息系統的實際應用加以驗證。望能為國內其他高校的基建管理信息建設提供參考,加快推動國內高校基建管理的信息化進程。蕢

[參考文獻]

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[3]吳建林,應文池.面向管理支撐系統的一種系統需求分析模式[J].系統管理學報,2010,19.

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